Financeiro
O setor financeiro desempenha um papel crucial na gestão financeira e operacional, assegurando que todas as obrigações financeiras sejam cumpridas de maneira eficiente e dentro dos prazos estabelecidos. Aqui estão os principais serviços executados:

  • Recebimento e Verificação de Documentos: Recebimento de notas fiscais, faturas e outros documentos relacionados às despesas do condomínio.
  • Registro e Lançamento de Despesas: Lançamento das despesas no sistema contábil ou financeiro do condomínio para controle e registro adequado.
  • Programação de Pagamentos: Organização e programação dos pagamentos de contas e fornecedores, garantindo que sejam efetuados dentro dos prazos e condições acordados.
  • Negociação de Condições de Pagamento: Negociação de prazos e condições com fornecedores para otimizar o fluxo de caixa do condomínio e aproveitar eventuais descontos por pagamento antecipado.
  • Controle de Fluxo de Caixa: Monitoramento contínuo do fluxo de caixa do condomínio para garantir que haja fundos suficientes para cobrir as despesas planejadas.
  • Conciliação Bancária: Comparação e conciliação entre os registros contábeis e bancários para garantir a exatidão das transações financeiras.
  • Gestão de Contas Bancárias: Administração das contas bancárias do condomínio, realizando transferências e depósitos conforme necessário.
  • Arquivamento de Documentação: Organização e arquivamento adequado de todos os documentos relacionados aos pagamentos realizados pelo condomínio.
  • Relacionamento com Fornecedores: Manutenção de um bom relacionamento com os fornecedores, garantindo a qualidade dos serviços prestados e a continuidade das parcerias.
  • Relatórios de Contas a Pagar: Preparação de relatórios periódicos sobre as contas a pagar, oferecendo visibilidade e transparência aos síndicos e condôminos sobre as obrigações financeiras do condomínio.
Contabilidade
O setor de contabilidade desempenha um papel fundamental na organização e na gestão financeira precisa do condomínio. Dentre os principais serviços executados estão:

  • Registro Contábil: Responsável por registrar todas as transações financeiras do condomínio de acordo com os princípios contábeis aplicáveis.
  • Elaboração de Demonstrações Contábeis: Preparação de demonstrativos financeiros como balanços patrimoniais, demonstrações de resultados e fluxos de caixa, oferecendo uma visão clara da saúde financeira do condomínio.
  • Controle de Receitas e Despesas: Monitoramento e controle rigoroso das receitas (taxas condominiais, aluguel de espaços comuns, entre outros) e das despesas (manutenção, serviços, pagamentos diversos).
  • Gestão do Orçamento: Desenvolvimento e acompanhamento do orçamento anual do condomínio, garantindo que as despesas estejam alinhadas com as receitas projetadas.
  • Conformidade Fiscal e Tributária: Cumprimento das obrigações fiscais, como a emissão de guias de recolhimento de impostos e contribuições sociais, além da preparação e envio de declarações fiscais.
  • Auditoria Interna: Realização de auditorias internas para garantir a conformidade com as normas contábeis e identificar possíveis irregularidades ou áreas de melhoria.
  • Assessoria Contábil: Fornecimento de orientação contábil para síndicos e condôminos, esclarecendo dúvidas sobre questões financeiras e tributárias.
  • Planejamento Financeiro Estratégico: Participação no desenvolvimento de estratégias financeiras de longo prazo para promover a sustentabilidade econômica do condomínio.
  • Relatórios Gerenciais: Preparação e apresentação de relatórios gerenciais periódicos para síndicos e conselhos deliberativos, facilitando a tomada de decisões informadas.
  • Suporte em Assembleias: Prestação de suporte durante assembleias gerais, fornecendo informações contábeis relevantes e esclarecendo questionamentos dos condôminos.
Recursos Humanos
O setor de recursos humanos desempenha um papel fundamental na gestão de pessoas e no funcionamento harmonioso do condomínio. Suas principais funções incluem:

  • Recrutamento e Seleção: Responsável por atrair candidatos qualificados, conduzir processos seletivos e contratar novos funcionários para diversas funções no condomínio, como porteiros, zeladores e pessoal de manutenção.
  • Integração de Novos Funcionários: Planejamento e execução de programas de integração para novos colaboradores, visando familiarizá-los com as políticas, procedimentos e cultura organizacional do condomínio.
  • Treinamento e Desenvolvimento: Identificação das necessidades de treinamento dos funcionários e implementação de programas de desenvolvimento profissional, garantindo que eles estejam capacitados para desempenhar suas funções de maneira eficaz.
  • Administração de Benefícios: Gestão dos benefícios oferecidos aos funcionários, como plano de saúde, vale-alimentação e transporte, assegurando que estejam alinhados com as políticas internas e legislação vigente.
  • Gestão de Desempenho: Implementação de sistemas de avaliação de desempenho para monitorar e fornecer feedback aos funcionários, visando melhorar o desempenho individual e coletivo.
  • Gestão de Conflitos e Relações Trabalhistas: Mediação de conflitos entre funcionários, entre funcionários e moradores, além de assegurar o cumprimento das normas trabalhistas e das convenções coletivas aplicáveis.
  • Administração de Pessoal: Manutenção de registros atualizados dos colaboradores, incluindo dados pessoais, histórico profissional, controle de jornada de trabalho e registro de férias e licenças.
  • Saúde e Segurança no Trabalho: Implementação de políticas e procedimentos para garantir um ambiente de trabalho seguro e saudável, incluindo treinamentos sobre segurança no trabalho e prevenção de acidentes.
  • Desenvolvimento Organizacional: Participação no desenvolvimento de estratégias organizacionais e culturais que promovam um ambiente de trabalho positivo e colaborativo no condomínio.
  • Assessoria e Consultoria Interna: Prestação de suporte e aconselhamento aos gestores e síndicos sobre questões relacionadas a recursos humanos, políticas internas e legislação trabalhista.
Cobrança
O departamento de cobrança auxilia a gestão financeira e no fluxo de caixa do condomínio. As principais funções desse departamento incluem:

  • Emissão de Faturas e Boletos: Gerar e enviar faturas e boletos de cobrança para os clientes dentro dos prazos estabelecidos e garantir que as faturas contenham todas as informações necessárias e estejam corretas.
  • Gestão de Recebíveis: Monitorar os pagamentos recebidos e conciliar os valores pagos com as faturas emitidas e  atualizar os registros financeiros para refletir os pagamentos efetuados pelos clientes.
  • Controle de Inadimplência: Identificar e acompanhar os clientes inadimplentes, isto é, aqueles que não efetuaram os pagamentos dentro do prazo e implementar estratégias para a recuperação de créditos, como lembretes de pagamento, notificações e, se necessário, ações judiciais.
  • Negociação e Acordos de Pagamento: Negociar com clientes inadimplentes para estabelecer acordos de pagamento que facilitem a quitação das dívidas. Propor condições de pagamento que sejam viáveis tanto para a empresa quanto para o cliente.
  • Relatórios e Análises Financeiras: Preparar relatórios periódicos sobre a situação dos recebíveis e inadimplência. Analisar os dados de cobrança para identificar tendências e possíveis melhorias nos processos de cobrança.
  • Atendimento ao Cliente: Responder a dúvidas e solicitações dos clientes relacionadas a cobranças, como esclarecimentos sobre valores, datas de vencimento e formas de pagamento. Manter uma comunicação clara e eficaz para resolver problemas e evitar conflitos.
  • Conformidade e Regulação: Assegurar que todas as atividades de cobrança estejam em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis. Manter-se atualizado sobre as mudanças na legislação que possam afetar as práticas de cobrança. 
Compras e orçamentos
 O departamento de compras e orçamentos é responsável pela gestão dos recursos financeiros e materiais da organização. Suas principais funções incluem:

  • Pesquisa e Seleção de Fornecedores: Identificar e selecionar fornecedores qualificados, avaliando a qualidade, preço e prazo de entrega dos produtos e serviços.
  • Negociação: Negociar termos e condições de compra, incluindo preços, prazos de entrega, garantias e condições de pagamento.
  • Emissão de Pedidos de Compra: Processar ordens de compra e assegurar que todos os requisitos e especificações sejam atendidos.
  • Monitoramento de Contratos: Acompanhar o cumprimento dos termos contratuais, prazos e condições acordadas com os fornecedores. 
  • Elaboração de Orçamentos: Desenvolver e administrar o orçamento de compras, assegurando que as despesas estejam alinhadas com as metas financeiras.
  • Análise de Custos: Avaliar e controlar custos, buscando sempre a otimização e a redução de despesas onde for possível.
  • Análise de Desempenho: Avaliar continuamente o desempenho dos fornecedores com base em critérios como pontualidade, qualidade e custo.
  • Desenvolvimento de Fornecedores: Trabalhar no desenvolvimento e na melhoria das relações com fornecedores estratégicos.